Metodología de implementación
Google Apps - Enterprise Deployment Metodology (60 - 90 days)
Esta metodología se basa en estudios de campo y experiencia de implementaciones de Google Apps en el mundo real. El objetivo de este modelo es lograr una implementación de Google Apps de forma rápida y ofrecer a los usuarios la mejor experiencia posible.
La implementación se suele dividir en tres fases a partir de la planeación y antes del mantenimiento.
Los pasos de esta metodología son:
Planeación
Antes de comenzar con el piloto del area de tecnología o Core IT el usuario debe de tomarse tiempo para aprender acerca de Google Apps, la planeación de la implementación y asegurar los recursos.
Fase 1: Core IT
Solo los miembros del area de tecnología comienzan a usar Google Apps. Esto le da a tu equipo de IT la oportunidad de familiarizarse con Google Apps y planear las dos fases siguientes. Tu equipo de IT comienza a recibir su correo en Google Apps sin migrar ningún tipo de datos.
Durante esta fase, los coordinadores para la gestión del cambio comenzarán a enviar información dentro de la compañia para informar de la transición.
En esta fase se selecciona entre un 5% y un 10% de usuarios que van a servir como “Early Adopters” y que comenzarán a trabajar con Google Apps en la siguiente Fase.
Tareas para esta fase:
- Verificar el dominio principal en Google Apps
- Verificar los dominios adicionales en Google Apps (opcional)
- Dar de alta al equipo de IT en Google Apps manualmente
- Configurar un subdominio para el reenvio de correo
- Configuración Dual Delivery
- Designar al coordinador para la gestión del cambio
- Educar a los empleados acerca de la transición hacia Google Apps
- Selección de los Early Adopters
- Identificar los impactos del cambio
- Determinar la estrategia de la compañia para el uso de dispositivos móviles
- Realizar pruebas de conectividad de los equipos móviles hacia Google Apps
- Configuración de Google Message Security (opcional)
- Determinar el flujo del correo electrónico
- Determinar la herramienta para migración de correo
- Decidir que datos de calendarios van a ser migrados
- Decidir si se van a agregar servicios de autenticación
- Decidir si se va a habilitar la verificación en 2 pasos.
Fase 2: Early Adopters
Entre el 5% y el 10% de tu empresa comienza a usar Google Apps, dentro de estos usuarios se seleccionaron representantes de varias areas y ubicaciones. Da comienzo la migracióm de datos desde el sistema anterior incluyendo cuentas de usuarios, parte del correo y datos de los contactos.
El proposito de esta fase es una prueba de concepto con el funcionamiento real del negocio.
Los coordinadores para la gestion del cambio comenzarán el envio de documentación a los usuarios y se llevarán a cabo sesiones de entrenamiento, hay que familiarizar a los empleados lo más que se pueda con Google Apps antes de la fase Global Go Live.
Tareas para esta fase:
- Comenzar el provisionamiento de usuarios
- Configurar Split Delivery con Postini
- Comenzar con la migración de algunos correos
- Comenzar con la migración de calendarios (opcional)
- Comenzar con el provisionamiento de recursos de calendario (recomendado)
- Definición de la fecha para Go Live e informar a los empleados
- Continuar educando a los empleados acerca de la transición
- Planeación de la operación del Help Desk para la fecha de lanzamiento
- Definir fecha para la implementación en dispositivos móviles
- Configuración de dispositivos móviles
- Definición de políticas para el uso de dispositivos móviles
- Integrar aplicaciones para seguridad en los dispositivos móviles
- Probar los servicios de autenticación (opcional)
Fase 3: Global Go Live
Al final de esta fase, toda la empresa debe de estar usando Google Apps. La tarea principal en esta etapa es solucionar los problemas que surgen mientras que el resto de los usuarios se aclimata a su nuevo flujo de trabajo. Los usuarios de la fase anterior serviran como “Google Guides” y contestarán preguntas básicas y escalarán las preguntas complejas al equipo de IT.
Tareas para esta fase:
- Finalizar el provisionamiento de usuarios
- Finalizar la migración de datos de correo
- Finalizar la migración de calendarios
- Provisionar los recursos de calendario faltantes
- Lanzamiento de servicios de autenticación (opcional)
- Finalizar con la solución de enrutamiento de correo
- Activar el Help Desk
- Contar con el personal para la configuración de dispositivos móviles.
- Continuar con el mantenimiento de las cuentas de usuario.
Mantenimiento
Este es continuo después del Global Go Live y consiste en mantener los servicios y vigilarlos para detectar cualquier problema y actualizarse a los cambios de la empresa como baja de empleados, nuevas contrataciones y cambios de nombre.
Mantenemos a los usuarios informados de los nuevos cambios y funcionalidades de Google Apps con webinars.